既卒なら知っておくべき、メールの正しいマナー

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前畑 泰広

既卒なら知っておくべき、メールの正しいマナー

既卒の方の場合、ビジネスマナーを理解していると新卒と差別化できます。言い換えればビジネスマナーを知っているというのは既卒にとっての大きな強み!選考でスマートにアピールしていきましょう。

そのためには今のうちからビジネスマナーを身に着けておく必要があります。まず重要になるのが、選考でも仕事でもよく使う「メール」です。
ここではビジネスの場でのメールの書き方や送り方のマナーをご紹介していきます。この機会に、メールマナーをマスターしちゃいましょう!

既卒のためのビジネスメールの書き方


メールを書くときにまずポイントになるのが、メールの「件名」。

件名はメールの内容を一言で表すもの。例えば、「選考について確認させてください」など、メール本文全体の内容が端的に分かる件名を意識しましょう。

続いてメール本文です。本文はまずは相手の宛先から書き出します。「〇〇株式会社〇〇部〇〇様」といったように送る相手の会社名・部署名・名前を記入しましょう。そうすることで受け取った側も、そのメールが確かに自分宛てであることが分かりますよね。会社名を書くときは「(株)」のように略さず、「株式会社」としっかりと書くのがポイントです。

続いて、伝えるべき内容を書いていきます。要件をまとめ論理的な文章で書いていくことがポイントです。採用担当者は毎日仕事で数十件〜数百件のメールを受信し、対応しています。なのでだらだらと長い文章になってしまったり、要件がまとまっていなかったりなど分かりづらい文章はNG。パッと見ただけでも意図がきちんと伝わるよう簡潔に書くようにしましょう。

最後に、メール末尾に自身の署名を記載します。署名は次のような順で記載するのが一般的です。


・名前
・所属する組織名(会社名・学校名など)
・Eメールアドレス
・住所
・連絡先電話番号

なお既卒の方の場合は、所属する組織名は省いて構いませんよ。

既卒のためのメールの送り方


続いてのポイントは「TO」、「CC」、「BCC」の使い方です。それぞれの意味は次の通り。

・TO

「TO」にはそのメールを送る相手の名前、アドレスなどを入力します。複数に同時送信することも可能です。例えば採用担当者2名に向けて送りたい場合は、その2名を「TO」に加え、宛先には2名の名前を記載しましょう。


・CC
「CC」には直接その人に向けたメールではないが、メールの内容を知っておいてもらいたい方のアドレスを記入します。仕事ではよく使い、上司・部下や仕事の関係者をccに入れるのが一般的。

・BCC
「BCC」は、「CC」の宛先を非表示にしたバーションです。「CC」で指定してしまうとそのメールを受けた人全員に、「CC」で送った人のアドレスが知られてしまいます。「BCC」の場合は、宛先が非表示になるため、仕事では取引先に一斉送信する場合など、送信相手の情報を伏せたい場合などに活用します。

既卒のための添付データの送り方

メールには、時としてワードファイルやPDFなどのデータを添付することがありますよね。データを送る際には、その内容を簡単にメール本文内に記載しておくと親切です。
また複数のデータを送る場合や、大容量のデータを送る場合は、「圧縮ファイル」に圧縮した上で送るとなお親切であるといえるでしょう。

なお、入社後は会社別にデータの送付のルールが設けられている場合があります。例えば「外部へのデータ送付は、暗号化ソフトで全て暗号化する」「データにはパスワードを掛ける」などですね。これらは会社によって異なりますので、入社後にルールをよく確認しておきましょう。

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社会人であればメールは毎日使うものです。選考時のメールの送り方一つでもあなたに対する印象は変わってきますから、ここで紹介したことをしっかりと押さえて、マナーが身についていることをアピールしましょう!
既卒で就職活動中という方は、「Re就活」をご利用ください。第二新卒や既卒者を対象としたメールのマナーだけではなく、エントリーシートや面接に関するマナーまで網羅しています。就職・転職を成功に導くために参考にして頂ければと思います。