就職・転職活動で押さえておくべき電話とメールのマナー

  • シェア
  • ツイートする
  • ブックマーク

山井 まちか

就職・転職活動で押さえておくべき電話とメールのマナー

就職・転職活動をしているときには、企業の担当者と電話やメールでやり取りをする機会が増えると思います。そのようなやり取りの際も、担当者の方はしっかり求職者のマナーを見ていますので、就職・転職活動中の電話やメールも選考の一環だと思いましょう。

ここでは、就職・転職活動中の電話やメールのマナーについてご紹介します。マナーをしっかり押さえて、担当者に好印象を残しましょう。

電話のマナー

まずは電話のマナーについて見ていきましょう。

 

・静かな場所からかける

こちらから電話をかける場合、相手の声がはっきりと聞き取れ、またこちらの声がしっかり相手の耳に届くよう、静かな場所を選んで電話をするようにしましょう。駅のホームや人通りが激しい場所は避け、カフェに入る、人通りの少ない通りに入るなどするといいですよ。

・休日明けの電話は避ける

企業に電話をかけることもあると思いますが、その際は、緊急の場合以外で月曜日(休日明け)に電話をかけるのは避けましょう。休日明けの企業は何かと忙しいものです。火曜日から金曜日に電話をかけるようにするのが基本です。

・昼休みは避ける

昼の12時〜2時は、多くの企業が昼休みに入っています。その時間に電話をかけてしまうと、担当者の休み時間を奪ってしまうことになりますので、12時〜2時を避けて電話をかけるようにしましょう。

・電話をかける前に質問内容などをまとめておく

電話をかける前に、しっかりと要点はまとめておきましょう。相手の時間を取らないよう、よどみなく質問などができるようにしておいてください。

メールのマナー

メールは電話と違い、時間帯や場所を選ぶ必要がないですが、文字で連絡を取り合うため、電話とは違うところに気を付ける必要があります。

 

・件名に要件の概要を書く

メールには、件名を書く欄があります。無題にするのはもってのほかですが、「お世話になっております」「○○(名前)です」など、それを読んだだけでは内容がはっきりしないものは避けましょう。「△△について質問があります」「先日のお礼」など、件名を読んで内容がどのようなものか想像できるようしておくのが最低限のマナーです。

・メールの最後に署名を入れる

メールの冒頭で、自分が誰なのか名乗るのは当然ですが、メールの最後に署名を入れておくことで、誰からのメールなのかより明確になります。名前、電話番号などを記入しておくといいでしょう。

・書いた文章は何度か読み直す

メールは文字だけでのやり取りになります。声で話をする場合は、トーンや速さなどでニュアンスを表現できますが、文字だけの場合は小さなニュアンスの表現が難しくなります。細部にまで表現に気を遣い、書き終えたら何度か読み直し、誤解が生じないよう注意しましょう。

pixta_40148057_M.jpg電話とメール、どちらで連絡をすればいいか迷うこともあると思います。基本的には、緊急性のある連絡(面接に遅刻するなど)は電話を使い、緊急を要さない場合はメールを使います。

電話やメールは就職・転職活動で必ず使うことになるツールです。しっかりマナーを押さえて、好印象を抱いてもらえるようにしましょう。

就職・転職活動に関する情報が欲しいという方は、ぜひ「Re就活」をご利用ください。就職・転職活動に関するコンテンツが充実していますので、きっと何かの役に立つはずですよ。