ポイントを押さえて安心! 転職活動で応募書類を提出するときのマナー

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玉田 誠一

ポイントを押さえて安心! 転職活動で応募書類を提出するときのマナー

転職・就職活動をするにあたって必要となる応募書類。そう頻繁に書くものではないので、提出する際、マナーがわからなくて困ったというのはよくある話です。しかし、逆に言えばマナーを守って提出することで、社会人としての常識があることをアピールできます。

 

ここでは、郵送・メール送信・手渡しの場合の、応募書類の提出マナーを見ていきます。

 

応募書類を郵送するときのマナー

●一枚目には必ず送付状を付ける

応募書類を郵送する際は、必ず送付状(カバーレター、送り状などと呼ぶことも)を付けます。送付状には、応募書類の送付日、宛先、あなたの氏名と連絡先を記載し、本文には挨拶文と送付内容を記入しましょう。

 

応募書類は下記の順番で重ねます。

 

@送付状

A履歴書

B職務経歴書

Cその他の応募書類

 

また、応募書類は郵送中に折れてしまわないよう、クリアファイルに挟んでから封筒に入れます。

 

●封筒記入時のポイント

応募書類にはA4の白封筒を使うのが一般的です。

封筒の宛先を書くときは、企業名や住所などは略さないようにします。「株式会社」を「(株)」と略すのも禁物です。左下に赤字で「履歴書在中」や「応募書類在中」と記入するのも忘れずに。

 

応募書類をメールで送るときのマナー

●メールの件名はわかりやすく簡潔に

応募書類をメールで送るときの件名は、「履歴書送付の件/氏名」といった、ひと目で内容と送信者がわかるものにします。企業の採用担当者は毎日何十通ものメールを受け取るので、メールチェックの際は、まず優先順位が高そうな件名のものから読んでいることが多いためです。

 

また、「よろしくお願いします」や「履歴書の件」とだけ書かれた件名は、スパムと判断されて開いてもらえない可能性があります。

たかがメールの件名と思わず、適した件名を付けるよう気を付けましょう。

 

●メールを送る際の注意点

応募書類はパソコンのOSやソフトのバージョンが違っても開けるようPDF形式にします。ファイル名は採用担当者が管理しやすいよう、「20180801_履歴書(氏名)」といった日付・内容・氏名で構成されたものにしましょう。

 

すべての書類をひとつのフォルダにまとめたら、zip形式で圧縮してパスワードを設定します。応募書類はあなたの大切な個人情報です。個人情報は限られた人しか見られないよう管理するのが、社会人の常識です。また、送信する際は、応募書類を添付したメールとパスワードを知らせるメールの2通に分けることで、さらに安全性を高められます。添付メールにパスワードを記載することは、パスワードのていを成さないのでNGです。必ず、添付メールを送ってから、別メールを立ち上げてパスワードを送るようにしましょう。

 

応募書類を手渡しするときのマナー

●応募書類を手渡しするときのポイント

手渡しの場合も、応募書類はクリアファイルに挟んでから封筒に入れておきます。ただし、送付状や封筒の糊づけ、宛先の記入は不要です。自分の住所・氏名と、赤字の「履歴書在中」だけ記入します。

 

面接当日は封筒自体をクリアファイルに入れ、汚れやシワが付かないようにして持参します。

応募書類は面接官に提出を求められた時点で封筒から出しましょう。必ず両手で、相手にとって読める向きに差し出します。なお、封筒は一番下にくるよう重ね、書類と一緒に渡しましょう。

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企業の採用担当者は、経歴や面接での受け答えだけでなく、応募書類の提出のしかたもチェックして、あなたの人柄や応募に対する熱意を見ています。

転職活動を成功させるためにも、これらのマナーはきちんと守りましょう。

 

転職活動の際には、ぜひ「Re就活」を利用してください。あなたに役立つ情報が、きっと見つかりますよ。