円満退職のカギ！　「業務の引き継ぎ」の効率的な進め方やコツを紹介

転職をスムーズに進めるためには、現在の職場を円満退職することが大切です。転職後に前の職場から連絡が来るといったことが起きないよう、退職時には自分が受け持っていた仕事をきちんと引き継いでおきましょう。

この記事では、業務の引き継ぎの進め方やコツを解説していきます。

まずは、引き継ぎスケジュールを作ろう

ダラダラと引き継ぎをした結果、退職日までに引き継ぎが終わらないといったことになっては困りますよね。仕事の引き継ぎを始めるときには、まず「いつまでに何を済ませるのか」を可視化しましょう。

引き継ぎにあたって、いつまでにどの仕事をどうやって誰に引き継ぐのかを具体的に書き出すと、引き継ぎ作業が進めやすくなります。余裕を持って引き継ぎスケジュールを作っておき、退職日までに引き継ぎを終わらせましょう。退職までのスケジュールがタイトな場合には、重要な業務から優先して引き継いでいくと安心ですね。

手を動かして覚えてもらうのがコツ

引き継ぎ内容を口頭で教えて済ませた場合、あとになって後任者が「いざ1人でやってみたら分からないことだらけ」と悩んでしまうケースがあるので気をつけたいもの。引き継ぎのときには、後任者に実際に作業をやってもらうようにしましょう。

耳で聞くだけではなく、実際に手を動かしたほうが技術も定着し、理解度も深まりやすいのです。

引き継ぎのときに資料を作っておく

後任者が困ったときに見直せるような資料を作っておけば、引き継いだあとも安心ですね。

後任者に資料作成を任せるケースもありますが、後任者は作業の全貌を理解していないため、資料に不備が出やすくなります。

イレギュラーな事態にも対応できるよう、困ったときにどうしたらいいかも細かく書き加えておきたいですね。過去に起きたトラブルの事例も書き加えておくと、不測の事態にも対応しやすくなります。

上司にも引き継ぎ内容を報告しておく

重要な情報を確実に引き継ぐためにも、職場内に引き継ぎ内容をきちんと周知しておきたいですね。引き継ぎのときには、後任者だけでなく上司にも情報を共有しておきましょう。誰に何を引き継いだのか、どういった資料を用意したのかを上司に伝えておけば、あとあと「言った」「言っていない」というトラブルを防ぐこともできます。

転職にあたって引き継ぎをするときには、後任者の視点に立ち、十分に理解してもらうよう進めていきましょう。あとあと電話やメールで質問されたり、不備があるからと前職場に呼び出されたりするのは煩わしいものです。確実に引き継ぎを終えて気持ちよく退職すれば、新たな気持ちで転職先での仕事をスタートできますよ。

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