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既卒・第二新卒が企業にメールを書くときに気をつけるべき4つのポイント

カテゴリ:マナー

就職・転職活動をしていると、
企業とのメールのやり取りが必然的に増えてきます。
すでにご存知の方も多いかと思いますが、企業に送るメールにはしっかりと【書き方のマナー】というものが存在するのです。

これを知らなかった昔の私は、送信後に幾度となく「やっちゃった…」と思ったものでした。

実は、過去の私のように「メールマナーができていない求職者」は、世の中に多く存在するのです。(誰も教えてくれませんもんね)

今日はそんな、就職・転職活動でだれもが知りたい【企業にメールを書くときに気をつけるべき4つのポイント】をご紹介いたします。

【ポイント1】就職・転職活動メールはひな形で作成

就職・転職活動では、まず「名乗る」ことがキホン。
メールの冒頭は以下のように始めましょう。

------------------------------
株式会社○○
人事部××課
採用担当者○○様

先日セミナー会場でお世話になりました○○と申します。
本日は○○の件でご連絡いたしました。…
------------------------------

会社名を(株)や(有)のように省略してはいけません。
必ず正式名称で表記しましょう。

顔文字や【機種依存文字】を使うのはNG。
表示できない文字があると、相手が正しくメールを受け取れない可能性があります。

また、送信・受信ミスや誤字脱字を避けるためにも、
携帯キャリアからの就職・転職活動のメール送信は極力避けましょう。


【ポイント2】パッと見て内容が把握できる件名

企業で働く人たちは、1日に100通以上のメールを
やりとりするのが普通といっても過言ではありません。

…というわけで、[件名:無題]は絶対にNG!
これでは、採用担当に悪印象を与えてしまいます。
簡潔な件名をこころがけ、一目で内容を把握できるものにしましょう。

------------------------------
例)
【5/20 説明会の件】キャンセルのご連絡
 会社訪問のお礼
------------------------------

ぱっと見てわかりやすいメール文面をつくるときは、箇条書きが効果的です。

------------------------------
例)
~の件で、ご質問したいことが2つあります。
1、…
2、…
------------------------------

簡潔にまとまったメールを書くには数をこなすことが必要ですが、
改行や行間を効果的に使うだけでも、とても読みやすい文章になります。

【ポイント3】署名を忘れない

就職・転職活動の際はメールに必ず署名を入れましょう。
さまざまなデザインのものがありますが、凝ったものは必要ありません。
【シンプルかつ分かりやすい】ものを心がけましょう。

署名には企業側から折り返しの連絡が取れるように
【名前・メールアドレス・電話番号・住所】などを記載します。

例)
―――――――――――――――――
学情 花子 (がくじょう はなこ)

TEL :03-1234-1234
E-mail: gakujo@rekatsu.com

〒123-4567
××県××市××1-2-3
―――――――――――――――――

また、就職・転職活動においてはメールは24時間以内に返すのがキホン。
すぐに返事ができない場合は「後ほど対応させていただきます」など
ひとこと企業側へメールを入れましょう。

【ポイント4】企業へのメールは見直しを徹底

いいメールが書けても、ミスがあると台無しになってしまいます。
書き終わった後に必ず、以下のことをチェックしましょう。

・宛先のチェック(重要!)
・文章を読み返す
・誤字脱字のチェック
・添付ファイルチェック

また、「締めの言葉」を一言添えると、印象がグッとよくなります!

「お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます」

ビジネスでも、ちょっとした気遣いができるかどうかは結構重要な要素。
就職・転職活動をしているうちからこの一言が出てくれば、
良い印象を与えられること間違いナシ♪

こちらは丁寧に書いているつもりでも、表情や感情が伝わらず、誤解が起こりやすいのがメールでのコミュニケーション。
メールの文章だけで「失礼な求職者だ!」と受け取られてしまってはもったいないですよ。
ポイントをおさえて「相手に伝わるメール」を作成しましょう。


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