更新日：2024年02月14日
履歴書を郵送するときに必ず同封する送付状、添え状。ですが、いざ作成するとなると、書き方やどのようなマナーを守って作成すればいいのかわからないですよね。
この記事では、履歴書やESに同封する、送付状、添え状の書き方とマナー、重要ポイントなどを紹介します。
目次
送付状(添え状)とは？
【見本あり】PCを使った送付状(添え状)の書き方
【見本あり】手書きでの送付状(添え状)の書き方
送付状(添え状)を送る際の重要ポイント
誤字脱字・敬語をチェックする
自己PRや履歴の補足などを書かずシンプルに記載する
送付状は1枚におさめる
送付状の記載と送付物が合っているか確認する
書類とともにクリアファイルに入れる
企業に好印象を持たれるために送付状、添え状のマナーを守って郵送しましょう
送付状(添え状)とは？
送付状（添え状）とは、書類などを郵送する際に同封する書面のことです。
同封する目的としては受け取り側である採用担当者に「誰が」「何を」「どのくらい」送ったのかを示すためです。
また、「あいさつ」の役割を果たす書類でもあります。ビジネスの場面では、本題に入る前に場を和ませるために季節や時事の話題を振ることがありますが、それと同様、履歴書という本題に入る前のワンクッションとして送付状を置くことで、採用担当者にスムーズに履歴書を確認してもらうことができます。
また書類を郵送するときは必ず送付状（添え状）を同封するのがビジネスマナーのひとつでもあるので、忘れてしまうと採用担当者にマイナスな印象を与えてしまう場合がありますので、忘れずに同封しましょう。
【見本あり】PCを使った送付状(添え状)の書き方
送付状は手書きとPCだと内容が同じでも書式が少し異なります。
まずは実際にPCを使用して送付状（添え状）を書く際の書き方について紹介します。
使用するのは通常のコピー用紙で構いません。
1.日付
右上に送付した日付を記載します。西暦でも和暦でも構いません。
作成日ではなく、投函する日時を記載しましょう。
2.宛先
左揃えで、正式な会社名、部署名、役職名、個人名の順で記載します。
もし個人名がわからない場合は「採用ご担当者様」「人事部御中」と記載しましょう。
3.差出人名
右揃えで郵便番号、住所、連絡先(電話番号、メールアドレス)、氏名を記載します。
4.件名
中央揃えで「応募書類の送付について」「○○の求人への応募の件」など相手が分かりやすい件名を記載しましょう。
5.本文
拝啓＋時候の挨拶から始め書類を送付する旨を記載します。
時候の挨拶には季語を含めるのがルールで、送付する旨は会社を志望する理由や、伝えたいメッセージを簡潔に記載しましょう。
最後は結語として「敬具」と記載しましょう。
時候の挨拶の見本は下記です。
| 月 |
転職で使える時候の挨拶の例 |
| 1月 |
寒冷の候・寒風の候・厳冬の候 |
| 2月 |
立春の候・余寒の候・春寒の候 |
| 3月 |
早春の候・浅香の候・春分の候 |
| 4月 |
春暖の候・仲秋の候・桜花の候 |
| 5月 |
新緑の候・薫風の候・惜春の候 |
| 6月 |
向夏の候・小夏の候・初夏の候 |
| 7月 |
盛夏の候・酷暑の候・白雨の候 |
| 8月 |
立秋の候・晩暑の候・季夏の候 |
| 9月 |
初秋の候・秋涼の候・名月の候 |
| 10月 |
仲秋の候・秋冷の候・紅葉の候 |
| 11月 |
晩秋の候・初霜の候・夜寒の候 |
| 12月 |
初冬の候・年末の候・師走の候 |
6.記書き
「記」と記載した後に今回送付したものの内訳を記載します。
左揃え、箇条書きで書類の名前と部数を記載します。
7.締めくくり
最後は「以上」と記載し、文章の終わりを告げましょう。
【見本あり】手書きでの送付状(添え状)の書き方
続いて手書きの場合の送付状の書き方について紹介します。
無地もしくは罫線の入った白い縦書きの便箋を用意しましょう。
1.頭語＋時候の挨拶
文章を始める前に「頭語」を記載します。頭語にはいくつか種類がありますが、ビジネス文書の場合は「拝啓」と記載するのが一般的です。
その後に時候の挨拶と続きます。時候の挨拶の代わりに「時下」と記載してもいいです。
「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」のように使用します。
2.同封する書類と部数
PCでは「記書き」の箇所に記載した書類の内訳を記載します。
時候の挨拶から一行空けて記載するようにしましょう。
算数数字ではなく漢数字を使用します。
3.結びの挨拶＋結語
2から一行空けて結びの挨拶と結語（敬具）を記載します。
結語は頭語に合うものを選びましょう。
結びの挨拶例（調べて記載）
4.日付・氏名
続いて日付と氏名を記載します。
日付は西暦でも和暦でもどちらでも構いません。
日付と氏名は行を変えて、また氏名は行の最下部に記載しましょう。
5.宛先
PC同様、正式な会社名、部署名、役職名、個人名の順で記載します。
個人名が分からない場合は、「採用ご担当者様」「人事部御中」と記載しましょう。
送付状(添え状)を送る際の重要ポイント
送付状、添え状を送る際の重要なポイントを紹介します。
誤字脱字・敬語をチェックする
PCでも手書きでも、誤字脱字があると相手に悪い印象を与えてしまう場合があります。
相手に失礼のないよう、誤字脱字がないか敬語がおかしくないかなどしっかりと確認しましょう。少しでも不安がある場合は事前に辞書などで正しい漢字を調べましょう。
自己PRや履歴の補足を書かずシンプルに記載する
送付状はあくまで挨拶状ですので、長々と自己PRや履歴の補足などを記載するのは避けましょう。自己PRや自己紹介などは同封する履歴書にも記載がありますので、送付状には最低限の情報のみ記載しましょう。
送付状は1枚におさめる
PCでも手書きでも送付状は1枚におさめましょう。挨拶状ですので、2枚以上になると読みにくく分かりづらくなってしまいます。
どうしても1枚に収まらない場合は、文字のサイズを少し小さくするなどで対応しましょう。
送付状の記載と送付物が合っているか確認する
送付状は、送付物の内容を示すことが目的ですので、送付状の記載と送付物があっていることが常識です。ですので、必ず、送付前に必要書類が揃っているか、またその書類の内容がきちんと記載されているか確認しましょう。
書類とともにクリアファイルに入れる
水に濡れたり汚れたりすることを避けるため書類一式は送付状と共にクリアファイルに入れましょう。
入れる順番は、送付状→エントリーシート→履歴書→その他指定書類です。
企業に好印象を持たれるために送付状、添え状のマナーを守って郵送しましょう
今回の記事では、送付状、添え状の作成方法、重要なポイントなどを絞って紹介しました。
1枚の書類だとしてもマナーを守らなければ企業にマイナスな印象を与えてしまう場合もありますので、マナーを守って作成し、郵送まで行えるようにしましょう。
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