履歴書など「応募書類の封筒」の書き方とは？郵送・手渡し時のマナーを解説＜転職・就活生必見＞

更新日：2024年01月10日

履歴書や職務経歴書など、応募書類を郵送で送る必要がある場合、「どうやって送ったらいいんだろう…」と迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
今回の記事では、応募書類の封筒を作成する際に準備するものや、郵送する際のマナーについて解説します。
また、書類を手渡しする場合のマナーや、よくある質問についてもお答えします。

目次

応募書類を封筒に入れるその前に

応募書類の封筒を封入する際に準備するもの

応募書類を郵送する際の封筒の書き方

応募書類を郵送する際のマナー

応募書類を手渡しする際の封筒の書き方

応募書類の手渡しの仕方

応募書類を封筒に入れる順序

応募書類封筒についてよくあるQ&A

応募書類だけでなく封筒のマナーにも気を付けよう

応募書類を封筒に入れるその前に

応募書類を作成したら、封筒に入れる前に応募書類の最終チェックをしましょう。
主なチェックポイントをご紹介します。

書類のチェック項目
□誤字脱字がないか
□写真は履歴書に適したものか、また裏に名前を書いてあるか
□必要な書類は揃っているか（会社から指定されたものがある場合）
□卒業年度や生年月日は正しいか
□空欄部分はないか
□文章の語尾は統一されているか

その他のチェック項目
□送付状は準備したか（郵送で提出する場合）
□履歴書のコピーは取ったか（面接準備のため）
□送付状の連絡先には住所・氏名・電話番号・メールアドレスなどが記載されているか
□封筒に入れる書類は「送付状・履歴書・職務経歴書・その他書類」の順になっているか
□封筒に入れる書類はクリアファイルにいれたか
□封筒や書類に汚れ、折り目などないか
□封筒の切手は料金不足でないか（郵送で提出する場合）

上記をしっかり確認してから封筒に入れましょう。

応募書類の封筒を封入する際に準備するもの

応募書類の封筒を封入する際に必要なものは下記3点です。忘れずに準備しましょう。

それぞれの用意する際の注意点について紹介します。

・封筒の選び方

封筒はできるだけ折り目を付けない方が読みやすくなります。
書類を折り曲げずに入れるためにはA4サイズが入る「角形2号」「角形A4号がオススメです。また封筒の色は茶色でも問題はありませんが、白が一般的です。

・ペンの選び方

宛名を書く時のペンは、郵送中に雨などで濡れてしまい文字が滲んでしまうことを防ぐために水性ではなく油性のものを選びましょう。色は黒が無難です。

・クリアファイルの選び方

履歴書や応募書類が汚れたり折れたりしないように、書類はクリアファイルに入れてから封筒に入れましょう。無色透明のクリアファイルに入れると相手に、より丁寧な印象を与えられます。

応募書類を郵送する際の封筒の書き方

履歴書・応募書類を郵送で提出する場合の封筒の書き方にも、実は正しいマナーというものがあります。1つ１つ見ていきましょう。

①（表）宛先の住所

宛先の住所は、都道府県から省略せずに記載しましょう。「丁目、番地、号」も「―」と省略せずに記載するのが好ましいです。
住所は右上に寄せ、宛名より一回り小さい字で記載するとバランスが良く見えます。
また住所は応募企業のホームページなどと照らし合わせて間違いないように記載しましょう。

②（表）宛名

宛名は会社名と担当者名で2行に分けます。会社名は省略せず「株式会社」と記載しましょう。

会社名、部署名、担当者名は正しく書きましょう。担当者の名前がわからない場合は、名字だけでも構いません。

宛名の書き方例を紹介します。
 

③（表）切手
切手は左上に貼ります。郵便料金は封筒の大きさ、重さによって異なります。
A4サイズの封筒は定形外郵便になりますが、50ｇの重さまでは120円で送ることができます。
重さに不安があれば郵便局に直接持ち込み量ってもらいましょう。

④（表）内容物の注意書き

封を開けなくても履歴書、応募書類が入っている封筒であることを明示するために、封筒の左下に赤字で「応募書類（履歴書）在中」などと記載し、その文字を赤い四角で囲みます。
専用のスタンプを使っても構いません。

「応募書類在中」と「履歴書在中」の違いは？

⑤（裏）自分の名前・住所

封筒の裏には自分の名前、郵便番号、住所を記載します。宛先住所同様、「丁目、番地、号」は省略せずに記載するのが良いでしょう。
左寄せに記載し、名前は一番左に来るように書きましょう。その際に住所は名前より一回り小さい文字で記載するとバランスよく読みやすいですよ。

⑥（裏）「〆」
「〆（封字）」はその封筒が確かに封をしたこと、途中で開封されていないことを示すものです。（「×」ではありませんので書き損じないことを注意ください。）
また、封筒はセロハンテープやホッチキスではなく、のりで封をします。

応募書類を郵送する際のマナー

続いて応募書類を郵送するマナーについて紹介します。

雑な字で書いてしまうと読みづらかったり、「この人は雑な人だな」という印象を与えてしまったりすることもありますので、丁寧な字で記載し、また誤字脱字には注意しましょう。
重要なのは相手が見やすい、読みやすいよう、送り手に配慮することです。

また提出日間近になって「切手が足りない」「のりがなく貼れない」など予期せぬトラブルがあるかもしれませんので、提出には余裕をもって準備しましょう。

可能であれば、書類を郵送したあと企業に送付したことを連絡すると丁寧な印象を持ってもらえます。もし到着日の目安がわかるのであればその旨も記載するとより丁寧です。

応募書類の郵送方法についての詳細は下記を確認しましょう。

応募書類の郵送方法は？

応募書類を手渡しする際の封筒の書き方

続いて郵送ではなく手渡しする際の封筒の書き方について紹介します。

手渡しの際は郵送の際に記載した、表面の「宛名・宛先の住所・切手」は不要で「履歴書在中」のみを封筒の左下に記載しましょう。

また裏面の「〆」も不要で封はしないで構いません。

応募書類の手渡しの仕方

続いて実際に応募書類を企業の担当者に渡す際の方法について紹介します。

応募書類を担当者に渡す場合は、封筒に入れたままではなく書類が入ったクリアファイルを封筒から出して渡しましょう。
そうすることで、相手がその場ですぐに書類を確認することができます。書類はクリアファイルに入ったままで渡しましょう。

担当者が読みやすい向きを向けてクリアファイルと封筒を一緒に手渡しましょう。

応募書類を封筒に入れる順序

応募書類を封筒に入れる順番は上から
・（郵送する場合は）送付状
・履歴書
・職務経歴書
・そのほか企業側から指示があったもの
の順で入れましょう。
全ての書類をA４のクリアファイルにまとめてから封筒に入れましょう。
また書類の向きはすべて揃えてしわやシミがつかないように注意しましょう。

合わせて読みたい！
企業への応募書類の提出マナー　～送付状編～

転職に重要な履歴書の書き方をご紹介！ 志望動機や資格など、気を付けるポイントとは

応募書類の封筒や郵送方法についてよくあるQ&A

ここでは応募書類の封筒についてよくある質問について下記4点に焦点をあてて説明します。

・応募書類の封筒の色は何色？

・「応募書類在中」と「履歴書在中」の違いは？

・応募書類の郵送方法は？

Q: 応募書類の封筒の色は何色？

A:白色の封筒を選びましょう。
書類を入れる封筒の色は、白・茶・水色などが一般的ですが白色が無難です。
封筒の色を間違えたといって不採用になるわけではありませんが、担当者によっては「封筒＝白色」と思っている方もいるので、白色を選ぶのが良いでしょう。

Q: 「応募書類在中」と「履歴書在中」の違いは？

A:履歴書のみ送る場合は「履歴書在中」と記載します。
それ以外のもの（送付状以外で）、例えば職務経歴書や企業指定の書類などを同封する場合は「応募書類在中」と記載しましょう。
ただこちらも封筒の色同様、間違ったからと言って不採用になるわけではありません。

Q: 応募書類の郵送方法は？

A:簡易書留は避けて普通郵便で送りましょう。
簡易書留の場合、配達状況を確認できるというメリットはありますが、受け取り側に受領印を押してもらうなどの手間が発生するので避けましょう。
普通郵便で問題ありませんが、速達やレターパック、特定記録郵便で送っても問題はありません。

応募書類だけでなく封筒のマナーにも気を付けよう

今回の記事では、応募書類を入れる封筒の書き方や、郵送、手渡しそれぞれのマナーや封筒に関するよくある質問について答えてきました。
応募書類をきちんと準備することも大事ですが、その大事な書類を入れる封筒までに気を配って、受け取り側への印象を損ねないように気を付けましょう。

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