面接に遅刻しそうな時の正しい対応方法!電話やメールでどのように伝える?

  • シェア
  • ツイートする
  • ブックマーク

玉田 誠一

面接に遅刻しそうな時の正しい対応方法!電話やメールでどのように伝える?

大事な面接の日、やむを得ず遅刻してしまいそうな場合、とても焦りますよね。また遅刻の連絡は電話がいいか、メールがいいか悩むと思います。面接に遅刻する時の対応次第で、不採用になる可能性も少なくありません。今回は、面接に遅刻しそうな時の正しい対応や連絡の仕方を、例文やお詫びの仕方も含めてご紹介します。

目次

面接に遅刻しそう!どのように連絡する?

面接の遅刻連絡は電話?メール?

面接に遅刻する場合どのように伝える?

落ち着いて連絡する

【状況別】こんなとき遅刻の連絡はどうしたらいい?

ギリギリ到着や1〜2分だけ遅刻する場合

到着時間がわからない・大幅に遅刻する場合

電車の中にいる場合

遅刻の連絡をメールでする場合の例文とポイント

遅刻した時の面接で必ず伝える2つのこと

遅刻したことに対する謝罪

面接を受けさせてくれることへのお礼

面接に遅刻したら不採用なの?

遅刻してしまった!面接後に送るお詫びのメール

面接に遅刻しても採用のチャンスはある!遅刻が分かった時点で必ず連絡しましょう

面接に遅刻しそう!どのように連絡する? 

 chikoku2.jpg

面接の遅刻連絡は電話?メール?

何らかの事情により遅刻してしまう場合は、遅刻することが分かった段階で、速やかに連絡しましょう。

連絡は、メールではなく電話で伝えるようにします。メールで連絡してしまうと、速やかに相手に伝わらない可能性があるためです。

面接に遅刻する場合どのように伝える?

伝えるべきこと 例文
1:名前 本日○時より面接の約束をしている□□と申します。

2:担当者の所在確認※席を外している場合は伝言を依頼

面接担当の方はいらっしゃいますか?

※取り次いでもらったら、もう一度名前を伝えること

3:遅刻する旨・理由 電車が遅れてしまい、面接に遅刻してしまいそうなので、ご連絡差し上げました。
4:謝罪の言葉 大変申し訳ありません。

5:到着時間の目安

※余裕をもった時間を伝える

○時○○分には到着できる見込みです。
6:対応方法 本日、面接を受けさせていただくことは可能でしょうか?

落ち着いて連絡する

面接に遅刻しそうな時は、焦ってしまうと思います。しかし、焦ったまま連絡をしては、一方的な話し方になってしまい、印象を悪くしてしまう恐れがあります。

面接に遅れそうな時は、以上のポイントをおさえ、できるだけ端的に伝えるようにしましょう。また長々と話をしてしまうと、言い訳のように聞こえる可能性があるため、おすすめできません。約束の時間ギリギリになってから遅刻の連絡をするのは、面接担当者に迷惑をかけてしまいます。遅刻しそうなことがわかった段階で速やかに連絡しましょう。

【状況別】こんなとき遅刻の連絡はどうしたらいい?

ギリギリ到着や1〜2分だけ遅刻する場合

「もしかしたらギリギリ間に合うかもしれない」「1分2分の遅刻なら、問題ないかな」と思うかもしれません。しかし、少しでも遅刻する可能性がある場合、連絡をいれましょう。遅刻しそうだと連絡をし、結果間に合った分には問題ありません。しかし、連絡を入れずに1分〜2分の遅刻をしてしまった場合は、悪印象につながりかねません。

遅刻の可能性があるかどうかの判断は、約束の5分前に到着できるかどうかで考えます。もし、道中で5分前に到着するのが難しいと感じた場合は、遅刻の可能性がある旨を連絡しておきましょう。

到着時間がわからない・大幅に遅刻する場合

公共交通機関の大幅な乱れなどにより、到着時間の目処がたたない場合は、その旨もあわせて伝えます。面接予定時間に大幅に遅刻する時は、その日のうちに面接ができないと判断されるケースもあります。

そのような場合を考えて、面接日程の振替も考慮して、どのように対応すれば良いのか先方に確認します。電話連絡をする時の例文は、以下のとおりです。

例文

本日○時より面接の約束をしておりました、□□と申します。

大雨の影響で交通機関がストップし、30分以上大幅に遅れそうなので、連絡させていただきました。

貴重なお時間をつくって頂いていたにも関わらず、誠に申し訳ありません。

到着の予定は○○時頃と思われますが、このまま本日の選考を受けさせて頂くことは可能でしょうか。

ご迷惑をおかけした上に大変恐縮ですが、面接日程の振替を含めてご対応の指示を頂けますでしょうか。

電車の中にいる場合

電車の中で遅刻することが判明したら、一度電車を降りてから電話で連絡しましょう。電車の中での通話はマナー違反なので、トラブルにつながりかねません。

もし電車が駅と駅の間で止まっているなど、電話での連絡が難しい場合のみ、採用担当向けに謝罪メールを送ります。

その後、電車から降りられる状況になったら、すみやかに電話で連絡をしましょう。

遅刻の連絡をメールでする場合の例文とポイント

chikoku3.jpg

基本的に、面接に遅刻しそうな場合の連絡は、電話で行います。しかし、前述したような特別な状況の場合のみ、メールで遅刻の連絡を行うのはやむをえません。

メールで遅刻の連絡をする時には、以下のポイントを押さえておくと良いでしょう。

・採用担当者の名前を文頭に入れる

・自分の名前と面接予定時間を入れる

・遅刻の理由と到着予定時間を端的に

・電話がやむを得ずできなかったことを謝罪

・謝罪の気持ちと、面接振替についての伺いを立てる

 

例文【メール】

○○株式会社

採用担当 △△様

お世話になっております。本日○時より面接の約束をしておりました、 □□です。

交通機関の乱れにより、 到着時刻が○時○○分になってしまいそうなので、 連絡させていただきました。

お電話を差し上げるのが難しい状況のため、 メールにてご連絡させていただきますことご容赦ください。

大変恐縮ではございますが、 本日の選考を受けさせていただくことは可能でしょうか? お忙しい中ご迷惑をおかけして、誠に申し訳ありません。

何卒ご対応の方お願い申し上げます。

遅刻した時の面接で必ず伝える2つのこと

遅刻したにも関わらず面接を受けさせてもらえた時には、必ず以下の2点を面接開始直後に伝えます。

1:遅刻したことに対する謝罪

2:面接を受けさせてくれることへのお礼

遅刻したことに対する謝罪

面接開始時にお詫びの姿勢をみせるのは社会人としてのマナーです。電話連絡したからといって安心せず、丁重にお詫びしましょう。また遅刻の理由は、長々話すと言い訳のように聞こえる可能性があるため、端的に伝えます。やむを得ず遅れてしまった場合であっても、トラブルを回避できる可能性があった場合、反省点を含めて謝罪しましょう。

面接を受けさせてくれることへのお礼

遅刻したにもかかわらず、面接を受けさせてくれることへのお礼は忘れがちなものです。面接すら受けさせてくれない企業もあるので、感謝の気持ちをしっかりと伝えましょう。また、遅延証明書の提出は、求められた場合のみで問題ありません。一方的に提出すると「遅れたのは自分のせいではない」と主張しているように見える可能性があるためです。

面接に遅刻したら不採用なの?

chikoku4.jpg

面接への遅刻は、絶対に避けたいものではありますが、その可能性はゼロではありません。企業によっては、遅刻をしても面接に応じてくれ、即不採用とならない場合もあります。

特に自然災害や人身事故などに巻き込まれて、身動きがとれなくなったなど、個人の力ではどうしようもない理由の場合、振替日を設けていただける可能性もあります。

もしやむを得ず遅刻してしまう場合、その時の対応がきちんとしていれば、「臨機応変な対応に長けている」と評価されるケースもあります。特に新卒や第二新卒など、社会経験が少ないにもかかわらず、落ち着いて真摯な対応ができれば、好印象を与えるチャンスになるかもしれません。

しかし中には、どんな理由であっても遅刻をした時点で、即不採用としている企業もあるかもしれません。できる限り遅刻しないように余裕をもって行動する、スケジュールを調整する、公共交通機関の乱れが生じた場合を想定し、他の移動方法を備えておくなどの対策をしておくとよいでしょう。

>>遅刻の連絡が落ち着いたらここで面接の流れを確認しておきましょう<<

遅刻してしまった!面接後に送るお詫びのメール

面接を受けさせてもらえ、その場でお詫びをした場合も、面接後に重ねてお詫びメールを送るのが基本です。

もし、面接日が振替となった場合は、新しい日程が届いてからお詫びメールを送りましょう。遅刻をしてしまったことへのお詫びと、面接を受けさせてもらえたことへの感謝あるいは、もう一度チャンスをもらえることへの感謝を伝えます。

きちんと誠意をもち、その会社への入社を切望している気持ちが伝わるように、丁寧に対応しましょう。

 

例文【メール】

件名:○月○日実施の面接のお礼

○○株式会社

採用担当 △△様

お世話になっております。 本日○日○時の面接に伺わせていただいた□□と申します。

本日は貴重なお時間を頂いたにも関わらず、 面接に遅れてしまい大変申し訳ございませんでした。 改めてお詫び申し上げます。

また、そのような中でも、 △△様のご厚意により面接時間を改めてご用意いただき、深く感謝しております。 本当にありがとうございます。

今回の面接を通じ、さらに貴社へ入社したい気持ちが高まりました。

(面接で感じたことを端的に伝える)

取り急ぎ、本日の遅刻の謝罪、ご対応へのお礼を申し上げたく、 ご連絡いたしました。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

面接に遅刻しても採用のチャンスはある!遅刻が分かった時点で必ず連絡しましょう

chikoku5.jpg

面接に遅刻しそうな場合、電話での連絡が基本です。また、少しでも遅刻しそうな可能性が生じたら、速やかに採用担当者に連絡しましょう。連絡したにもかかわらず間に合った場合は、問題ありません。

また、遅刻に対して厳密なルールを設けている企業もありますが、必ずしも遅刻が即不採用につながらないケースもあります。

面接への遅刻はできる限り避けたいところですが、万が一遅刻しそうな場合は、落ち着いてスマートな対応ができるよう準備しておきましょう。場合によっては、臨機応変な対応ができるとプラスの評価につながる可能性もあります。もしもの時に備えて、面接に遅刻しそうな時の対応をマスターしておきましょう。

>>もっと転職に関するノウハウを知りたい方はこちら<<