最終更新日：2025年02月1日
従業員の採用や教育などを行い企業活動の基盤を作り上げていく人事、また自社の活動をスムーズにするための仕事を行う総務。
どちらも企業にとって必要不可欠な仕事です。
この記事では、人事総務の仕事内容、人事総務に向いている人や役立つ資格、また人事総務に転職する際の志望動機例をご紹介します。
人事や総務の仕事に興味があるという方は参考にしてみてくださいね。
目次
人事総務の仕事内容とは？
人事総務に向いている人
人事総務の仕事で役立つ資格例
人事総務に転職する際の志望動機例
人事総務の仕事のポイントを抑えて転職・就職を目指そう
人事総務の仕事内容とは？
まず、人事と総務の仕事内容について紹介します。
人事総務の役割
人事総務と呼んでいますが、人事と総務で業務内容や役割は異なります。
企業によっては人事と総務を兼任して行う会社もあります。
人事は「ヒト」に関連する業務を実施します。「採用・育成・配置・評価・制度設計・労務管理・組織開発」などがそれに当たります。
一方、総務は「企業全体のサポート」を担う業務で「備品や設備の管理、来客対応」などほかの部署が扱わない業務を行う部署です。
それぞれの業務について詳しく説明していきます。
人事業務
人事の役割は「人材を採用し育てることで会社組織の発展に貢献すること」です。
上記した通り「ヒト」に関連する業務を行います。例を挙げると下記のような業務が人事の担う業務となります。
社員の採用活動
新卒・中途共に社員の採用活動に関する業務を行います。
採用計画の作成から、求人情報の作成や掲載、説明会や面接の実施、結果についての連絡やその後の手続き対応まで、採用活動に関する業務を一貫して行います。
社員育成・研修
採用活動だけでなく社員の育成・研修も人事の仕事です。
研修の計画、研修の実施、研修と言っても管理職や新入社員など社員ごとに内容の検討や講師の手配なども発生します。
将来の企業を担う社員を育てるべく、人事部は育成、研修に取り組んでいます。
社員の配置・評価
社員の配置や異動に関する計画や実施、スキルや知識、それぞれの目標の進捗から社員を評価、評価制度の見直しなども対応します。
評価や配置は社員のポテンシャルを引き出しモチベーションにも影響するので、重要な仕事といえます。
福利厚生や昇給制度の設計・見直し
福利厚生や賃金、昇給や昇格といった制度について設計や見直し、管理や運営なども業務の一つです。
社員の労務管理
社員の健康や今後に紐づく業務として労務管理も重要な仕事の一つです。
労働時間や残業時間の管理や、健康診断の実施やメンタルヘルスケア対策、社会保険や労働保険の加入・脱退手続きなどがその仕事に当たります。
総務業務
総務の役割は会社がスムーズに活動できるように様々な業務を担当する「企業全体のサポート」です。
全体のサポートなので、業務範囲が多岐に渡るのが総務の大きな特徴です。具体的な業務としては下記です。
施設・備品管理
会社の建物そのものや職場で利用する物品の管理、空調やエレベータの点検や修理依頼など建物自体の管理やメンテナンスも総務の業務に当たります。
文書・契約管理
社内で取り交わされる文書や契約書などの管理も業務の1つです。情報漏洩のリスクを防ぐため、適切に管理することが求められます。また必要になった際にすぐに該当の文書を取り出せるようにしておくのも重要です。
庶務業務
社内全体の効率化を図るために庶務業務も行います。具体的には電話対応、郵便物の仕分け、伝票管理などが挙げられます。
人事総務に向いている人
人事、総務のそれぞれの業務について説明しましたが実際に人事総務の業務に向いている人はどんな人なのでしょうか。以下4点の特徴がある人は向いていると言えます。
コミュニケーション能力が高い人
人事総務共に、部署間、社員間、経営陣と社員の関係を調整する場面は非常に多いです。
両方の立場に立って意見を集約したり、発信したりしなければなりません。採用活動においては、会社の顔としても応募者対応をしなければいけませんので、コミュニケーション能力が高い人は向いているといえます。
細かいことにも気が付ける人
人事総務共に、業務が多岐に渡ることが多いです。その為、見逃しがちな細かな業務も多く発生します。そういった細かいことに気が付き、業務として遂行できる能力がある人は、人事総務に向いていると言えそうです。
正確に業務を進められる人
人事総務共に、労務管理や契約書の管理など、少しのミスも許されない業務を担当します。給与や社会保険料にもし間違いがあったりすると訂正するのに大変な作業が発生するので正確に業務を進める必要があります。また契約書関連も期日などがとても厳しい場合があるので、正確に業務を進められる人が求められます。
臨機応変で柔軟な対応ができる人
人事も総務の仕事も業務が幅広いだけではなく、即時対応を求められることが多いです。
他部署の社員からの問い合わせも多く、様々な仕事を同時進行でこなすことも発生しますのでその場その場で優先順位を決め柔軟な対応が求められます。
オフィスの災害や社員の緊急事態などその場の状況次第で臨機応変な対応が求められることもありますので、柔軟な対応ができる人が向いているといえます。
人事総務の仕事で役立つ資格例
ここでは、実際に人事総務の仕事をする際に役立つ資格について紹介します。
人事総務検定
人事総務検定と歯、人事・総務部に必要な知識を総合的に学ぶことのできる資格です。
1～3級に分かれており、3級は人事総務担当者向けレベルで幅広い知識と基本事項の確認、2級は主任レベルとされて実務対応や労務管理、就業規則などの知識を確認します。1級は課長レベルでより高度な知識を習得できます。講座の受講とテスト、レポート提出で認定され、社会保険労務士の試験の範囲とかsなる部分が多いため、社労士試験の準備にも有効とされています。
MOS
MOSとはマイクロソフトオフィススペシャリストのことで、マイクロソフトが提供するWordやExcel、PowerPointなどのオフィスのスキルがあることを客観的に証明する資格です。人事総務はデスクワーク多いため持っていると業務に役立ちます。
日商簿記検定
日商簿記検定は日本商工会議所および各地商工会議所が実施する検定試験です。
持っていると企業の会計に携われる人材となります。
初級、3級、2級、1級と分かれています。3級がビジネスパーソンが身に着けておくべき「必須の基本知識」として多くの企業から評価される資格です。
キャリアコンサルタント
キャリアコンサルタントは厚生労働大臣の登録を受けた登録試験機関が実施する国家資格試験です。
この資格を保有することで、キャリアコンサルティングを行う専門家としての知識・スキルを証明することができます。
この資格の知識を活かすことで、社員の悩みを引き出し、アドバイスや改善提案などができるようになります。
また研修の中のキャリア研修での講師や、メンタルヘルス支援など人事に関連する様々な業務で活かすことができます。
受験には「厚生労働大臣認定の講習過程の修了」「労働者の職業の選択や、職業生活設計、職業能力開発と向上のいずれかに関する相談に関して3年以上の経験」などいずれかの条件を満たす必要があります。
社労士（社会保険労務士）
社労士は厚生労働大臣の認めた国家試験合格で、合格率は3～7％程度と難易度の高い資格です。
保有することで、労働・社内保険、年金、労務管理のスペシャリストであることを示すことができます。
就業規則や社会保険の手続きなどは社労士の独占業務であり、所持していると転職の際アピールしやすかったり、人事総務でのキャリアアップもしやすかったりというメリットがあります。
人事総務に転職する際の志望動機例
続いて実際に人事総務に転職する際の志望動機例を、経験者、未経験者それぞれに分けて紹介します。
【未経験】人事の志望動機例
「〇〇業界で法人営業として2年勤務してきました。法人営業、チームリーダーの経験から人間観察を行い相手の強み弱みを分析しチーム全体の売り上げが向上するように注力してきました。そういった人間観察力やチームビルディング力を活かして貴社の人事業務において適性や意欲を持つ人材の発掘、働きがいのある組織づくりに貢献したいと考えております。」
人事の経験がなかったとしても前職でのスキルが人事の業務に活かせることも多いです。その際には前職での経験を具体的に記載し、その経験を活かしどのように貢献できるのかを伝えます。
【未経験】総務の志望動機例
「私はこれまで営業事務として3年間従事しています。営業を支える事務として働く中で、社外の人をサポートするより社内の人のサポートをする仕事にやりがいを持つようになり、さらに企業全体をサポートできる総務を目指すようになりました。
総務の実務経験はありませんが、営業事務として培った裏方としてのサポートスキルを活かして貴社に貢献したいと考えております。」
総務未経験の場合は、今までの経験業務のどの部分が総務転職へと至ったのか、またどういった経験が総務の業務として活かせそうなどを記載するようにしましょう。
【経験者】人事の志望動機例
「前職では食品メーカーの人事部として1年半採用業務を担当しておりました。短い期間ではありましたが、新卒採用業務中で説明化の企画運営、面接、内定者の研修まで一通り経験しております。
前職では業務内容の詳細は経営者が決めるため、担当できる範囲に限度がありました。そういった面で、若手のアイディアも積極的に取り入れ、常に新規開拓による結果を出そうとする貴社において、人事のプロフェッショナルとして活躍していきたいと考え、応募いたしました。」
人事業務を経験している場合は、実際にやっていた業務、またその会社から転職すると決めた理由を明確に説明できるようにしましょう。
【経験者】総務の志望動機例
「私は前職ではメーカーの総務職で、主に契約書管理を担当しておりました。
文書の管理を徹底し、必要時に必要な書類がすぐに見つかるよう細かい配慮を重ねたことで、上司から「〇〇さんのおかげで書類が探しやすくなったよ」とお褒めの言葉を頂けるほどでした。総務として契約書関連含め幅広い仕事を経験するうちに、貴社の総務部で新しいフィールドで活躍したいと思い応募しました。」
人事同様、前職で経験している場合は具体的に行っていた業務、その成果などがあれば記載しましょう。またなぜ転職したいのかなぜ応募先の企業なのかがわかるようにしましょう。
人事総務の仕事のポイントを抑えて転職・就職を目指そう
今回の記事では人事総務の仕事内容から必要な資格、実際に転職就職する際の志望動機について紹介しました。
会社がスムーズに活動するために必要な人事、総務のお仕事。当然難しい点もありますが、それでも会社への貢献度が大きい、やりがいのある仕事です。
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