転職活動のメールマナー徹底解説！面接調整や返信、応募メールのポイントは？

就職・転職活動が進むと応募先企業の採用担当者などとメールでやり取りする場合が発生します。その際に、書き方に悩んだりメールが失礼でないかなど不安に思ってしまうこともあるでしょう。

今回の記事では、メールの基本マナーから返信する際のマナー、実際のメール例文も併せて徹底解説します。

目次

転職活動におけるメールの基本マナー

面接の日程調整、面接辞退する場合のメールのマナー

履歴書をメールで送る際のマナー

転職活動でメールを返信する際のマナー

【その他シチュエーション別】メール例文とポイント

転職活動のメールに関するよくある疑問

メールの正しいマナーを身に着けて転職活動に挑もう

転職活動におけるメールの基本マナー

まずは就職・転職活動におけるメールの基本マナーについて紹介します。

ポイントとしては下記の6点です。

・24時間以内に返信する

1点目はできるだけ早く、遅くても24時間以内に返信するということです。
早い返信に悪い印象を持たれることはありません。

もし面接調整のメールなどで日程調節が必要ですぐに返信できない場合は、
「ご連絡ありがとうございます。●日までにはご返信します」といった取り急ぎの返信をしておくのが良いでしょう。

また送る時間は、応募先企業の営業時間内に返信するようにしましょう。
深夜など非常識な時間に返信すると「この人は生活リズムが不規則なのだろうか？」などマイナスの印象を与えてしまう可能性があるので注意しましょう。

・メールアドレスは適切なものを使う

応募先企業とやり取りするメールアドレスは、基本的には「姓＋名」「姓のイニシャル＋名」などを使用するのが無難です。個人のメールアドレスがない場合は、Gmailなどのフリーアドレスを取得し、携帯やパソコンで確認できるようにしておくのが良いでしょう。

在職している会社のメールアドレスや趣味やペットの名前などプライベートが出てしまう内容のものをアドレスに使うなどは避けましょう。
より詳しく知りたい方は下記の記事を確認してください。

転職活動のメールアドレスについてさらに詳しく見る

・件名は用件と氏名を記載する

採用担当者は1日に多くのメールを受け取ります。その為、件名で誰からのどのような用事なのかを読み取れるようにしておくと見落としを防ぐことができます。
面接の日程調整の場合ですと「面接希望日のご連絡（自分の氏名）」など、目的が明確にわかる件名にしましょう。

返信する際についてくる「Re」は消してしまいたくなりますが、基本的には付けたままが正解です。
何の用件への返信か一目で分かるからです。やりとりが多く続いて件名が隠れるくらい「Re」がついてしまったら件名が見える程度まで消してしまっても構いません。

・会社名・部署名・担当者名は正しく

本文の冒頭には、会社名、部署名、担当者名を記載します。
会社名は（株）などと略さず株式会社〇〇と正式名称で記載しましょう。
また前株・後株の間違えにも注意しましょう。

担当者の中には珍しい名前の方もいるかもしれませんので、間違いはないか細心の注意を払いましょう。
もし担当者名が分からない場合は「採用ご担当者様」と記載すれば問題ありません。

・正しい敬語を使う

メールを返信する際は、社会人として正しい敬語を使うように心がけましょう。

丁寧な言葉を意識しすぎて、逆に不自然な日本語でメールを送ってしまう場合もありますので、注意しましょう。

以下間違いやすい敬語の例をご紹介します。

×「よろしかったでしょうか」⇒〇「よろしいでしょうか」

×「了解しました」⇒〇「承知しました」

×「御社」⇒〇「貴社」

正しい敬語が使えていないと採用担当者からビジネスマナーが習得できていないという印象に繋がりますので、メール返信の際には気を付けましょう。

・基本のメール構成を知っておく

基本的なメール構成は宛先→挨拶→内容→締め→署名の順で記載します。

それぞれのポイントを紹介します。

宛先：

上記した通り本文冒頭に省略無しで応募先企業の会社名、部署名、名前を記載します。

挨拶：

次に「お世話になっております。〇〇です。」と自身の名前と共にあいさつ文を書きましょう。
「おはようございます」「こんにちは」などの挨拶はＮＧです。在職中の方であっても自身の会社の肩書を書く必要はありません。

初めてメールのやり取りをする場合は軽く自己紹介を行いましょう。

内容：

今回メールを送った理由を記載します。結論を先に記載しましょう。

改行や段落をうまく活用し、相手にとって読みやすい文章を心がけましょう。

要点はまとめてあるといいですね。

締め：

用件を伝えた後は、「ご多用のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。」など結びの挨拶を記載します。

署名：

メール本文の最下部には「名前」「ふりがな」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」などを入れた署名を記載します。
その後に、注意事項として現職での勤務中に電話のやり取りが難しい場合は、

※平日は仕事中のため電話に出られない可能性があります。

ご用件を留守番電話に入れていただくか、メールでいただければ折り返しいたします。

などと書き含めるのが良いでしょう。

面接の日程調整、面接辞退する場合のメールのマナー

続いて、面接の日程調節をする場合の返信方法や、面接を辞退したとなった場合のメールの返信のポイントを紹介します。

・候補の日程は3つ以上送る

自分から面接希望日を送る際は、可能な限り多くの候補日を送ることをオススメします。

採用担当者は、通常の業務を行いながら他の面接者も含めたあなたの面接の時間を確保しなければいけません。
採用担当者の状況を考慮し、最低でも3つ以上の候補日を送るようにしましょう。
同日の場合でも「9時～11時、15時～17時」など時間の幅を記載して送るのが親切です。

・提示された日程の都合が悪い場合、謝罪を入れて調整

面接日程を企業側から提示される場合もあります。

提示された日程の都合が悪い場合は、調節できず申し訳ない謝罪に加えて、提示された日程とできるだけ近い日程、もしくは面接可能な最短の日時を提示し、改めて調整をお願いするようにしましょう。
その際は、面接できない理由を簡単に添えておくのがいいでしょう。

・面接を辞退したい場合は丁寧に

何かの理由で（他社に内定をもらった、希望条件と違うなど）面接を辞退したい場合は、できる限り早く応募先企業に連絡しましょう。
一切連絡を入れず面接をドタキャンするのはマナー違反です。
また日程が迫っている場合はメールではなく電話するのがベターです。

内容としては「諸般の事情により、次の選考は辞退させていただきます」など辞退の理由を詳しく伝えず形式的な表現でも構いませんが、
電話などで詳しく理由を聞かれた時に答えられるように準備はしておきましょう。

履歴書をメールで送る際のマナー

続いて履歴書をメールで置く際のマナーを紹介します。

まずは基本的な履歴書をメールで送る際の例文を紹介します。

履歴書を送る際のメールのマナーとしては、

履歴書のファイル名は日程と氏名を入れて分かりやすくするのが1点目です。

具体的には「20240901_〇〇〇〇」などです。

また2点目のポイントとしては履歴書には情報漏洩のリスクを避けるためパスワードを設定しましょう。

ファイル形式は書き換えを防ぐためPDFで送るのが一般的です。

PDFにパスワードを設定し、履歴書を添付したメールとは別のメールで企業に送るようにしましょう。

転職活動でメールを返信する際のマナー

続いては転職活動を進める中でメールを返信する際のマナーを紹介します。

ポイントとしては下記3点です。

・初めての返信ではまず挨拶を

企業ホームページや求人サイトから応募し、企業から初めてメールをもらった際の返信の場合は、まずは簡単な挨拶と自己紹介を入れるようにしましょう。

例文は下記です。

・必ず全員に返信をする

企業担当者だけやり取りしているようでも、実はCCに複数の企業の関係者が入っていることがあるので、メール返信する際は必ず「全員に返信」を選択してから返信メールを送るようにしましょう。

文面に記載する宛先は基本的にはTOに入っている企業担当者のみで問題ありません。

・元の文章は残す

ビジネスシーンでは、メールのやり取りが読み取れるように返信する際も元の文章は残しておくのがマナーです。基本的には返信する際はメールを引用する設定になっているメーラーが多いですが、もしそういう設定になっていない場合はコピーで張り付けると良いでしょう。

【その他シチュエーション別】メール例文とポイント

ここでは、様々なシチュエーション別にメール例文とポイントを紹介します。

・面接後のお礼・選考に前向きであることを示したい

このメールのポイントとしては、面接の時間を割いてくれたということへのお礼と、より面接を通して企業に入社したくなったという気持ちを簡潔に伝えている点です。

またお礼メールを送ることで企業側に礼儀正しい人柄を印象付けることができます。

お礼は面接をしてもらった当日中に送るようにしましょう。

・決まっていた面接の日程を変更したい

面接日程が決まっていたけど、やむを得ない理由で再調整が必要になった場合は、上記のように、簡単に行けなくなった理由と、謝罪を記載しましょう。

その後に、再度日程調節を組んでもらえるように自身の面接可能日を複数日提示するようにしましょう。

・内定を承諾する

面接後、無事内定をもらったら上記のような内定承諾のメールを早めに企業担当者に送るようにしましょう。内定をもらったことへのお礼と承諾する旨を記載します。

・内定を辞退する

内定を辞退する場合は、上記の通り、「お礼」「辞退の理由」「お詫び」「結び」で構成したメールを送りましょう。

内定辞退の理由は必ず添えなければならないことはありませんが、今回の内定のために時間を割いてくれた面接担当者や人事担当者のためにも記載するのが親切でしょう。

人事担当者は、もし面接辞退されたら次の候補者を見つける必要があるため、辞退を決意した場合は早めに申し出るようにしましょう。

転職活動のメールに関するよくある疑問

続いて転職活動のメールに関するよくある質問にお答えします。

Q：署名はどうするのが正解？
A:署名には「名前、住所、電話番号、メールアドレス」といった必要最低限の情報のみ記載しましょう。装飾など凝らずにシンプルで分かりやすいものを心がけましょう。

Q:選考結果が来ない場合は自分からメールしてよい？
A:選考を受けたのに結果の連絡がなかなか来ないと心配になりますよね。
結論としては、問い合わせても構いませんが失礼にならないように「連絡の期日を過ぎてから問い合わせる」「連絡が遅かったことを責めない」などの転に注意して、連絡しましょう。

Q:別ポジションでの提案メールはどう対応するのが良い？
A:企業の選考を進めていく中で、希望の職種ではない別ポジションを打診される場合があります。断っても必ずしも不採用になるわけではありませんので慎重に考えるのが良いでしょう。
承諾する場合はその旨を、辞退する場合は提案してくれたことのお礼と別ポジションを否定しないようなメールを送るのが良いでしょう。
 

メールの正しいマナーを身に着けて転職活動に挑もう

今回の記事では、転職活動における様々なシチュエーションでのメールマナーについて紹介しました。

せっかく面接が上手くいっていたり、スキルが求められるものに達していたとしてもメールマナーを疎かにしてしまうと企業担当者にいい印象を持たれないので気を付けてください。

しっかりこの記事を読んでメールマナーを身に着けてから転職活動に挑んでください。

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