就職・転職活動ををすすめていくと、何かと提出する機会の多い書類たち。
アナタのことを企業にはじめて知ってもらえるツールでもあります。
今回は、企業に送る書類に関して必ずチェックしておきたいポイントを12点まとめました。細かいことでも、押さえておくだけでグッと書類の印象がよくなることばかり。
履歴書や職務経歴書を提出するときの振り返りポイントとしてぜひチェックしてみてくださいね。
１．印鑑はまっすぐ押す
見た瞬間に「明らかに曲がっているな～」と思わせてしまうような印鑑の押し方はNG！こんな印象を与えてしまった時点で、採用担当者にはじかれて書類落ち…という話もあります。
印鑑はその人自信をまさに表す部分。気を抜かずに、まっすぐ押しましょう。
ちなみに、印鑑を押したときのインクのかすれを防ぐためには「捺印マット」など、何かを下に敷いて押すと良いようです。
２．写真の裏に名前を書こう
万が一、書類から写真がはがれて、誰のものかわからなくなってしまったときの対処法として、証明写真の裏には必ず自分の氏名を明記します。
その際は、滲んでしまわない様に、油性ペンを使用することをオススメします。
もちろん、まずは写真が剥がれ落ちないか、書類にちゃんと張り付いているか、ということを確認してくださいね。
３．下書きはキレイに消す
履歴書や職務経歴書はボールペンや万年筆を使って書くのがキホン。
ただ、先に薄く下書きしてから…という人もいると思います。
その場合は、なぞり終わった後に下書きは必ず消し、キレイな状態にしてから書類を送りましょう。
書類は採用担当者が最初に見る「あなたの顔」と一緒だと考えてくださいね。
４．誤字脱字をチェック
どんなに魅力的な内容の履歴書や職務経歴書を作成しても、一つでも誤字・脱字があると、一気に緊張感のない書類になってしまいます。提出前にもう一度書類をよく読みなおすようにしましょう。
ちなみに、誤字脱字の修正に「修正液の使用」は厳禁です。
５．語尾は統一されていますか？
「です・ます」調と「だ・である」調が混在していないかを確認しましょう。
統一されていないとまとまりのない文章であるような印象を与え、文章そのものの信頼感が失われてしまう恐れも。
履歴書や職務経歴書は「です・ます」調で揃えるとよいでしょう。
６．必要な書類を完璧に揃えよう
履歴書や職務経歴書の提出とあわせて、企業から指定された書類や健康診断書などの添付書類は揃っていますか？
中身が足りないと、再提出の必要が発生し、手間も時間も余計にかかります。
必ず指定された書類の種類やフォーマットを確認してから封筒に入れるようにしてくださいね。
７．書類の重ね順をチェック
提出書類が揃ったら(1)添え状→(2)履歴書→(3)職務経歴書→(4)その他の順番で重ねて封入します。
クリアファイルに入れてから提出すると、端がヨレたり雨にぬれたりしません。
また、採用担当者がコピーをとる場合もあるので、書類同士をホッチキスで止める必要はありません。
８．学校名や正式社名などを省略して記入するのはＮＧ
学歴や職歴を記入する場合は「高校」ではなく「高等学校」、(株)ではなく「株式会社」など、略称を使わず正式名称で記述することが基本です。
９．卒業年度や生年月日は正しいですか？
年号で記入するのか・西暦で記入するのか、書類内で統一するようにします。
記入した年号が間違っていないか・ズレが生じていないかもしっかりチェックしましょう！
１０．空欄部分はありませんか？
空欄部分はなるべくなくしてから提出することが理想です。
かといって、枠からはみ出すほどたくさん記入するのも印象がよくありません。
枠内できれいに文字が収まるように調整して記入してくださいね。
１１．提出前にコピーをとる
面接に進んだ場合、採用担当者はアナタから送られてきた書類を元に質問を行います。
また、提出した内容を確認したくなった場合にも、すぐに手元で確認できるようにもコピーが役に立ちます。どんな書類を提出したか把握しておくためにも、必ず１部はコピーを残しておきましょう。
１２．提出日を記載
持参する日、または郵送する日の日付を記入します。提出する直前に書けばいいや、と思って後回しにしていると忘れてしまいがちな部分です。
見落としがちなポイントですので、最後に必ず確認しましょう！
いかがでしたか？ どれも書類作成にあたっては忘れられがちなポイントですが、少しの注意や見直しで防げますので、ぜひ注意してクオリティーの高い体裁で書類を提出しましょう。
封筒や送付状の準備の仕方に関しては、関連記事も参考にしてくださいね！
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